Come rispondere no, con grazia

Più di un anno fa un’azienda mi ha contattata per una consulenza: messaggio su Linkedin, poi telefonate, formulazione di una proposta, riformulazione della proposta per trasformarla a distanza, e poi silenzio. Il tempo si è srotolato via come di consueto e nessuno mi ha più degnata di considerazione, né per dirmi aspetti un momento che i tempi sono duri, né per chiudere la questione. Allora qualche mese fa ho scritto io e ho ottenuto la risposta che ha innescato questo post. Come rispondere no con grazia è ciò di cui vi parlo qui.

Rispondere sempre con rispetto

Quando lavoravo per una grande azienda automobilistica con sede nella mia città, ho imparato tantissimo da quelle che all’epoca si chiamavano segretarie di direzione, ma che erano in realtà esseri superiori, con la conoscenza di almeno tre lingue e detentrici del Vero Potere. Una delle tante lezioni impartite alla macchinetta del caffè nei rari momenti in cui si concedevano alla plebaglia fu questa: non si lascia mai nessuno appeso ad aspettare una risposta. Per quanto delicata da ascoltare o da leggere, la risposta deve arrivare puntuale e rispettosa.

Torno qui. Qualche mese fa, come dicevo, ho scritto all’azienda in questione per sollecitare una risposta conclusiva: be’, certo, immaginavo che fosse non ci servi più grazie, ma visto che ci avevo dato dentro non poco per formulare e riformulare la mia offerta, volevo che qualcunə si prendesse la responsabilità di una risposta puntuale e rispettosa, appunto.

Bene, questa la risposta:

Buona sera Anna,

in questo momento siamo concentrati su altre priorità.

Ti faremo sapere se e quando torneremo nella progettazione del corso in oggetto.

Grazie e buona continuazione

Tre consigli per dire no

Allora, io i lutti ho imparato a elaborarli molto bene con una tecnica: trasformarli in post 😉 Quindi ho pensato di usare questa esperienza per fornire 3 consigli alle aziende che devono rispondere di no a una persona a cui hanno chiesto una collaborazione cambiando poi idea (per svariati legittimi motivi, non è questo il punto).

Cambiate punto di vista

Quando scrivete a qualcunə per dare una brutta notizia, o anche solo una delicata, questa notizia non deve stare in apertura della email. Lo so che voi non vedete l’ora di scaricarvi via il peso del “no” insieme al fastidio per essere stati chiamati a farlo, ma è proprio il cambio del punto di vista che vi serve. Mettetevi nei panni di chi legge che, sbam, si sente chiudere la porta in faccia.

Meglio iniziare ringraziando la persona che vi ha scritto e, per esempio, scusarvi del tempo (troppo) che è passato. Non c’è bisogno di giustificarsi ricorrendo ai tagli al personale o alla zia malata, basta ammettere che lo si doveva fare prima.

Usate la grazia

Scrivere (o dire) a qualcunə siamo concentrati su altre priorità è davvero il modo più irriguardoso possibile di rispondere: fa capire all’istante chi sta dentro e chi fuori il club esclusivo. Perché questa inutile cattiveria? Che cosa vi ha fatto l’altra persona se non sollecitare una risposta che, peraltro, le era dovuta? Di nuovo, capisco il disagio del doversi prendere la responsabilità di rispondere no, ma rientra nelle vostre mansioni (soprattutto se è inscritto nel vostro ruolo ufficiale) ed è inscritto nel patto di cortesia che rispettiamo tuttə nei nostri rapporti di lavoro (oltre che in quelli personali).

E ancora: scrivere Ti faremo sapere se e quando… suona come quando venivamo lasciatə al liceo: non mi chiamare, ti chiamo io. Perché tanta indelicatezza?

Lasciate perdere il burocratese

Il corso in oggetto è proprio la ciliegina sulla torta: per non dover scrivere il corso che hai progettato e riprogettato mesi fa, si preferisce allontanare l’”oggetto” scomodo, dargli un calcio, levarselo di torno con la più classica e distanziante delle espressioni burocratiche.

La risposta che ho ricevuto si può definire una rimozione, dite? Va bene, ma santo cielo, stiamo parlando di rapporti di lavoro, di situazioni codificate all’interno delle quali si sa che le risposte negative sono quasi più importanti di quelle positive.

Giusto un approfondimento a riguardo: nell’ultimo rapporto di Allianz sul rischio percepito, le aziende italiane mettono al terzo posto quello reputazionale. Uhm.

Foto Marco Borgna